Nous l’avons vu dans un précédent article, une base de connaissance UX centralisée permet de structurer et partager les insights utilisateurs pour transformer ces informations en décisions stratégiques impactantes. En facilitant l’accès aux données et en évitant leur dispersion, elle devient un levier clé pour aligner les équipes et optimiser les prises de décision.
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La gestion des insights UX, favorise l’orientation d’une entreprise à un approche user-centric. Pour passer de la théorie à la pratique, cet article se propose d’examiner des exemples concrets. Pour mieux comprendre comment les UX Researchers structurent leur UX Repository, nous avons recueilli les témoignages de 7 experts de moyennes et grandes entreprises.
De ces échanges, nous avons synthétisé les défis qu’ils rencontrent, les leviers de succès à activer et leur vision de l’avenir des UX Repositories . Avec l’essor de l’IA, ils nous ont partagé également leurs perspectives sur les opportunités à saisir pour en maximiser l’adoption et l’impact.
La dispersion des données entre les différentes équipes (design, produit, marketing, relation client) et la multiplicité des outils compliquent l’accès à l’information utilisateur. Cela entraîne une perte de temps dans la recherche et/ou une duplication d’études faute d’accès aux résultats antérieurs. Dans bien des cas, des décisions sont prises sans s’appuyer sur des enseignements déjà documentés.
Bien que les entreprises soient confrontées à des points de friction similaires, les solutions et objectifs varient en fonction de leur taille et de leur maturité :
Un Repository devient plus pertinent lorsque les équipes s’agrandissent et que les besoins en centralisation et en partage de l’information deviennent plus complexes.
Ces observations nous ont permis de constater que l’UX repository :
Plusieurs obstacles ont été relevés par les participants, parmi les principaux cités :
Un UX Repository ne peut réussir sans une adoption progressive et une intégration fluide dans les workflows existants. Pour lever les freins liés aux outils, aux processus et aux résistances culturelles, il est essentiel de simplifier la collecte, de rendre l’accès aux données intuitif et de démontrer sa valeur par des métriques concrètes.
La mise en place de standards clairs pour la collecte et la structuration des données, combinée à l’intégration de l’IA pour l’automatisation du taggage et l’identification des insights, permettrait de réduire la complexité des outils et de rendre les informations plus exploitables.
La centralisation des repositories éviterait la duplication des données et faciliterait leur accès, tout en minimisant les tâches manuelles. Par ailleurs, le croisement des sources et l’intégration rapide des insights dans les systèmes d’analyse renforceraient la réactivité des équipes et la pertinence des décisions prises.
En permettant aux différents outils (FigmaFigma est un outil de design d'interface en ligne qui facilite la collaboration en temps réel entre les designers. Il offre des fonctionnalités pour le design, le prototypage et la création de systèmes de design. More, Jira, Confluence, etc.) de se connecter de manière transparente et automatisée, cela simplifierait le processus d’acquisition, de synchronisation et d’exploitation des informations, réduisant ainsi les efforts manuels et les risques d’erreur.
En parallèle, former les PM et les équipes à l’utilisation de ces outils et à l’importance des insights favoriserait une adoption plus large du repository, renforçant ainsi la collaboration et l’adéquation des outils aux besoins réels des utilisateurs.
Pour améliorer le partage des insights, la mise en place de rituels (ex. revues trimestrielles) et d’outils de restitution automatique assurerait une meilleure diffusion et compréhension des données, tandis qu’un système de traçabilité des insights intégrés aux backlogs produits garantirait leur prise en compte effective.
Enfin, une communication claire sur l’évolution des outils et leur interopérabilité avec les systèmes existants permettrait de surmonter les résistances culturelles et d’encourager un meilleur partage des connaissances au sein des équipes, renforçant ainsi l’impact des insights dans la prise de décision.
Que l’on utilise AirTable, Dovetail, Notion, ProductBoard ou autre, la mise en place d’un repository au sein d’une organisation est souvent perçue comme une simple initiative de documentation. Pourtant, derrière cet effort, se cache un véritable enjeu stratégique : structurer, centraliser et partager efficacement les connaissances pour améliorer la collaboration et accélérer la prise de décision. Un repository ne se limite pas à un espace de stockage bien organisé. Son adoption repose sur plusieurs facteurs clés :
Sans ces éléments, l’initiative risque de devenir un énième projet abandonné, faute d’adhésion et de valeur perçue.
Ajoutons que mesurer l’impact d’un UX Repository permet de valider son efficacité, maximiser sa rentabilité et justifier son investissement. Cela permet de suivre son adoption par les équipes, de mesurer les gains de productivité et de collaboration, et de démontrer sa valeur à long terme. En évaluant son usage, les entreprises peuvent optimiser l’outil pour mieux répondre aux besoins des utilisateurs, faciliter la prise de décision et renforcer la diffusion des connaissances au sein des équipes De plus, un repository valorise le travail des UX researchers, en rendant leurs contributions plus visibles et directement exploitables par les décideurs, ce qui optimise l’impact de leur travail au sein de l’organisation.
Prenons le taux d’adoption: un outil peu utilisé ne remplit pas efficacement son rôle de diffusion des connaissances. Pour maximiser son efficacité, il doit permettre un gain de temps tangible en facilitant l’accès aux insights et en limitant les efforts de recherche d’informations.
Un autre critère de succès important est l’intégration des insights dans les roadmaps produits. Un UX Repository bien structuré permet aux équipes de prendre appui sur des données existantes pour éclairer leurs décisions stratégiques. Les entreprises qui adoptent cette approche constatent une prise de décision accélérée et une collaboration renforcée entre les départements UX, produit et marketing.
L’IA et les progrès technologiques permettent de créer des systèmes toujours plus puissants et réactifs aux besoins des équipes. L’approche Retrieval-Augmented Generation (RaG), par exemple, combine la récupération d’informations pertinentes depuis une base documentaire avec la génération de texte. Elle permet de produire des réponses plus précises et contextualisées en interrogeant des sources externes en temps réel, contrairement aux modèles traditionnels qui se basent uniquement sur leurs connaissances préexistantes. Cette méthode exploite efficacement la documentation existante (guides, spécifications, comptes rendus de projets), offrant ainsi aux équipes des réponses actualisées et pertinentes, sans nécessiter une mise à jour manuelle constante.
Un UX Repository utilisant le RaG devient ainsi plus dynamique et réactif, en fournissant un accès instantané aux bonnes pratiques et informations techniques, tout en réduisant la charge de maintenance. Par ailleurs, cet écosystème interconnecté avec les plateformes de gestion de projet, les outils de design et les bases de données analytics permet d’éviter la dispersion des données, assurant leur cohérence et leur pertinence en temps réel.
L’implémentation d’un UX Repository efficace repose sur trois éléments clés : La centralisation des données, l’automatisation des processus et une adoption fluide au sein des équipes.
L’intégration de technologies avancées comme l’IA et le RaG permet de le rendre plus dynamique et réactif, tout en réduisant la charge de maintenance.
Pour réussir, il doit être soutenu par une gouvernance claire, des processus adaptés et une forte implication des acteurs clés. Une adoption réussie passe aussi par la formation des équipes et des mécanismes de suivi pour mesurer son impact. À mesure que les équipes grandissent, un repository devient un levier incontournable.
Cependant, un défi majeur reste la gestion de l’obsolescence des données et les questions écologiques liées au stockage des informations. Les pratiques doivent garantir non seulement l’utilité à long terme du repository, mais aussi sa durabilité dans un contexte où l’empreinte écologique du stockage des données et le vieillissement des informations doivent être pris en compte.
Si vous souhaitez aller plus loin, ne manquez pas notre meetup le 16 avril 2025 dans les locaux de FrontGuys, s’inscrire maintenant !
Nous aurons le plaisir d’accueillir deux des experts Amélie MEPPIEL (LEAD UX Researcher @Decathlon) et Mathieu BAUDONNAT (User Researcher et ReOPS @Pluxee), que nous avons interrogés lors de notre étude pour débattre des enjeux et des meilleures pratiques d’un UX Repository efficace et durable. Une occasion unique d’approfondir la question et de partager des idées innovantes pour l’avenir !
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