J’aime beaucoup cet adage : « Vous n’aurez pas deux fois l’occasion de faire une première bonne impression.» Tout le monde se souvient de son premier jour en entreprise ; parfois pour les bonnes raisons mais aussi souvent pour les mauvaises.
Lorsque l’on est consultant, des onboardings on en vit à chaque nouvelle mission ! Oui, pourquoi restreindre cette pratique à l’interne ? Pourquoi ne pas embarquer vos consultants externes grâce à un onboarding ?
Nombreux sont les consultants qui se sentent livrés à eux-mêmes : sans accueil particulier, sans matériel ou même sans information… Quelle sensation désagréable ! Les premiers échanges étaient pourtant réjouissants, la mission et l’équipe semblaient top mais très vite la désillusion arrive. Parfois ce n’est pas le premier jour mais le deuxième où muni de votre matériel vous n’avez aucune réelle demande de votre client, aucun point particulier. Tout le monde semble très occupé… le temps vous semble long ! Bref, pas évident de commencer une nouvelle mission dans ces conditions, mais pas de panique ça arrive même aux meilleurs.
En effet, quand on pense onboardingProcessus d'introduction et de familiarisation d'un utilisateur avec un nouveau produit ou service. More, on pense souvent aux nouveaux collaborateurs, à l’interne mais on oublie les consultants externes.
En tant que Consultante, je pense que la réussite d’une mission commence aussi par une bonne intégration dans les équipes. Je dirai même que c’est fondamental : permettre à tous les membres d’avoir un bon niveau d’information est primordial. Les bénéfices sont nombreux : sentiment d’appartenance plus fort, source de motivation, meilleure intégration, meilleure compréhension de l’environnement etc.
Pour écrire cet article, je me suis basée sur mon expérience. J’ai voulu vous donner les meilleures pratiques que j’ai pu observer en mission. L’onboardingProcessus d'introduction et de familiarisation d'un utilisateur avec un nouveau produit ou service. More doit permettre aux consultants de se familiariser rapidement avec le modèle organisationnel, les outils et sa future équipe. Pour vous aider à y voir plus clair, je vous propose 3 étapes clés.
Quoi de plus rassurant que de commencer une mission avec un niveau d’information suffisant. Evidemment, chaque entreprise respecte un niveau de confidentialité qui lui est propre. Ce premier niveau d’information peut prendre la forme de votre choix : infographie, livret, site web interne, Trello, etc. L’objectif c’est qu’il regroupe les informations essentielles. On pourra y retrouver, par exemple :
Toutes ses informations lui permettront de ne pas arriver en terrain inconnu. Il aura cette agréable sensation d’en connaître davantage. Une pratique très courante et facile à réaliser, c’est de prévenir l’équipe de son arrivée. Finalement comme on le ferait en interne. J’ai déjà pu observer par exemple, chez certains clients un message sur le réseau social interne. Il était composé d’une petite biographie et d’une photo de notre futur collègue : accueil chaleureux garanti !
Vous l’avez compris, le premier jour, je dirai même la première semaine est déterminante. Une pratique agréable et facile à mettre en œuvre : accueillir le consultant avec un petit déjeuner, c’est l’occasion de prendre le temps de profiter de ce moment de partage avec les premières personnes de l’équipe présentes. C’est ensuite le moment de lui faire découvrir un peu les locaux, indispensable pour prendre plus facilement ses marques. Parfois, le responsable de l’équipe en profite pour remettre le matériel au consultant, sans oublier une petite mise à niveau sur les outils de l’entreprise, car d’une entreprise à une autre c’est très variable.
L’heure du Lunch break a sonné, un repas d’équipe à organiser ce jour-là est une super pratique. C’est l’occasion idéale de briser la glace ! Poursuivre la journée avec un temps plus calme permet pour prendre en main son matériel et assimiler toutes ces nouvelles informations (et de se remettre de ses émotions).
Important : On ne le rappellera jamais assez mais anticiper au maximum les besoins du nouvel arrivant en préparant son poste de travail avec le matériel approprié, un accès réseau, les badges d’accès ou tout autre équipement nécessaire sont plus qu’essentiels.
Autre petit conseil, il est possible de lui assigner un buddy ou parrain de mission, qui pourra ainsi lui poser toutes les questions qu’il souhaite et l’accompagner autrement dans son intégration.
L’intégration dans un nouvel environnement demande du temps et ne se fait pas du jour au lendemain. Son accompagnement s’inscrit dans le temps avec des points réguliers de son Team Leader mais aussi des instances qui permettent à l’ensemble de l’équipe de se retrouver. C’est important de voir ensemble l’état d’avancement de la mission, dans quel état d’esprit se trouve l’équipe etc.
N’hésitez pas à en tant que client également de demander régulièrement des feedbacks, ça permet de faire des ajustements si nécessaire. D’ailleurs après un mois en général, vous pouvez lui proposer de remplir un rapport d’étonnement afin d’identifier les doutes, les remarques souvent très constructives et les améliorations possibles de votre onboardingProcessus d'introduction et de familiarisation d'un utilisateur avec un nouveau produit ou service. More.
Pour finir, je dirai qu’une bonne intégration de vos collaborateurs externes, ça se travaille et surtout ça évolue avec le temps en fonction de la taille de l’entreprise mais aussi des nouvelles pratiques qui apparaissent. Ca demande de consacrer suffisamment de temps et de ressources au début pour, rassurez-vous, en gagner par la suite. Croyez-nous, c’est un pari 100% gagnant pour tout le monde !
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